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Externalisation de services : les étapes clés pour la réussir

L’externalisation, pour une entreprise est le fait de confier des tâches ou des fonctions qu’elle réalisait en interne, à un partenaire externe. Il s’agit alors de déléguer une ou plusieurs activités représentant des maillons sur la chaîne de valeur. Cette décision stratégique repose surtout sur une estimation des coûts des opérations. Mais pourquoi externaliser ? Comment réussir son projet d’externalisation ?

La légitimité de l’externalisation

Lorsque l’entreprise délègue une activité à un prestataire, ses ressources internes se trouvent libérées. Ces dernières pourront alors s’occuper des activités pour lesquelles la firme possède de réels avantages. Ainsi, l’entreprise pourra mieux se focaliser sur son cœur de métier notamment les services clés et stratégiques. En outre, cela permet de gagner en souplesse et en réactivité. Une externalisation des services à Madagascar par exemple contribue à une diminution des coûts fixes de l’entreprise En résumé, les coûts de production se retrouvent réduits.

Cependant, de l’autre côté, cette démarche entraine une hausse des coûts de transaction. On parle ici des frais relatifs à la recherche du prestataire idéal, des coûts liés à la négociation du contrat et à la rédaction de celle-ci sans oublier les dépenses effectuées lors des contrôles et du suivi des opérations.

Il est alors préférable d’envisager une externalisation lorsque les coûts de transaction estimés sont inférieurs aux coûts de production. Néanmoins, l’outsourcing comportera toujours des parts de risques.

Les dangers de l’outsourcing

L’outsourcing fait aujourd’hui parti des opérations stratégiques majeures d’une entreprise, mais il n’est pas sans danger. Parmi les risques potentiels, on distingue la perte de compétences internes. Au fil du temps, l’entreprise devient défaillante et ce qui amène au deuxième inconvénient, la dépendance envers le prestataire. Ce dernier peut facilement devenir indispensable pour la firme s’il maîtrise une technologie clé entre autres.

Il peut également arriver que la qualité des services offerts se dégrade, car le partenaire externe ne se confronte pas au marché final et que le projet n’est pas aussi important pour lui que pour l’entreprise. Les conflits d’intérêts surviennent aussi

De même, la perte d’information sur le processus de production constitue un risque majeur tout autant que la perte de synergie. Le fait d’externaliser peut engendrer une difficulté de communication entre le prestataire et les fonctions internes.

Comment garantir la réussite de son projet d’externalisation ?

Externaliser ses services est une solution stratégique de compétitivité qui demande un minimum de préparation pour garantir sa réussite.

Définir les besoins de l’entreprise

Avant d’envisager une opération d’outsourcing, il est impératif de définir les besoins de l’entreprise. Faire le point sur le fonctionnement de l’entreprise et déterminer quelles sont les tâches indispensables qui participent à la réalisation du cœur de métier de la firme. Certaines activités qui s’avèrent chronophages et qui apportent peu de valeur ajoutée doivent être mises au second plan.

Trouver le partenaire idéal

On ne peut pas déléguer des activités à n’importe qui. Il faut choisir le bon prestataire en qui on peut avoir confiance, car le but est également d’instaurer une relation client-fournisseur optimale. Les critères de sélection ne doivent pas seulement être axés sur le prix de la prestation. Le dirigeant doit également considérer les retours des anciens clients.

Rédiger un contrat d’externalisation

Toutes les exigences et les attentes de l’entreprise dite donneur d’ordre doivent être stipulées avec précision dans le contrat d’externalisation. La durée de la mission ainsi que le planning de celui-ci seront d’ailleurs mentionnés, sans oublier le coût de la prestation.

Établir une feuille de route et réorganiser la structure interne

La feuille de route est indispensable, car elle définit le champ d’action de chaque parti concernant les services externalisés ainsi que les objectifs à atteindre. Une fois que l’externalisation commence, la structure interne devra alors s’adapter à un nouveau mode de gestion.

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